Firma del registro horario por el trabajador: qué dice la ley y cómo hacerlo
La ley no exige de forma expresa que el trabajador firme su registro de jornada, pero firmar el resumen mensual es una buena práctica que evita discusiones y refuerza el registro ante una inspección [CONFIRMAR]. Con Nexa 360 el trabajador recibe su resumen en el móvil y lo firma con un código OTP.
Firmar el registro de jornada cada mes deja claro que empresa y trabajador están de acuerdo con las horas registradas, y te da un documento con fecha que puedes enseñar cuando te lo pidan.
¿Es obligatorio que el trabajador firme su registro?
No de forma general [CONFIRMAR]. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la jornada y a conservar los registros cuatro años, pero no menciona la firma del trabajador. Hay casos en los que sí hay que entregarle un resumen, y la firma es la forma más sencilla de demostrar que lo recibió.
Inicio y fin de la jornada de cada trabajador, conservado cuatro años (art. 34.9 ET). La firma no se menciona [CONFIRMAR].
Hay que entregar al trabajador el resumen de horas de cada mes junto con la nómina (art. 12.4.c ET) [CONFIRMAR].
Las horas extraordinarias se totalizan en el periodo de pago y se entrega copia al trabajador (art. 35.5 ET) [CONFIRMAR].
Firma en papel vs. firma digital
Las dos dejan constancia de la conformidad del trabajador. La diferencia está en el tiempo que te cuesta y en lo fácil que es encontrar la hoja cuando la necesitas.
| Aspecto | Firma en papel | Firma digital OTP |
|---|---|---|
| Tiempo | Imprimir, repartir y recoger cada hoja | El resumen llega al móvil y se firma en segundos |
| Prueba de firma | Una rúbrica sin fecha ni hora | Código OTP con fecha, hora e historial |
| Archivo | Carpetas que hay que guardar cuatro años | Guardado en el gestor de documentos |
| Búsqueda | Revisar archivadores a mano | Buscar por trabajador y mes |
| Desacuerdos | Notas al margen o conversaciones | Comentarios por escrito en el propio documento |
Cómo firma el trabajador su resumen mensual en Nexa 360
Tres pasos, todos desde el móvil del trabajador. Sin imprimir, sin perseguir a nadie por la oficina.
- 1ENVÍO
Envío del resumen
Al cerrar el mes, Nexa 360 genera el resumen de jornada de cada trabajador y se lo envía al móvil [CONFIRMAR envío automático].
Tu resumen de octubreDías trabajados21Horas totales162 hHoras extra2 hRevisar y firmar - 2FIRMA OTP
Firma con código OTP
El trabajador revisa sus horas y firma introduciendo un código de un solo uso que recibe en ese momento.
Introduce el códigoCódigo enviado a tu móvil [CONFIRMAR canal]371592Firmar resumen - 3ARCHIVO
Archivo y conservación
El resumen firmado queda guardado con su historial y disponible durante los cuatro años que exige la ley.
Resumen firmadoFirmadoEnviado al trabajadorCódigo verificadoGuardado · 4 añosDescargar PDF
Qué hacer si el trabajador no está de acuerdo
Que un trabajador no firme no invalida el registro, pero sí es una señal para revisarlo [CONFIRMAR]. Lo importante es que todo quede por escrito y con fecha.
- 1El trabajador deja su comentario
En lugar de firmar, explica por escrito qué horas no le cuadran.
- 2El responsable lo revisa
Compara con los fichajes del mes y las correcciones aprobadas.
- 3Se corrige o se justifica
Si hay un error, se corrige con trazabilidad. Si no, se responde por escrito.
- 4Se vuelve a enviar
El resumen actualizado se envía de nuevo para su firma. Todo queda en el historial.
Dudas sobre la firma del registro
¿Vale una firma digital ante la Inspección?
Sí, en general [CONFIRMAR]. La ley no exige un formato concreto para el registro, solo que sea fiable y esté disponible. Una firma electrónica con código OTP deja constancia de quién firmó, cuándo y sobre qué documento, lo que facilita demostrar su autenticidad ante la Inspección de Trabajo frente a una hoja en papel.
¿Cada cuánto hay que firmar?
Lo habitual es una vez al mes, con el resumen de la jornada del periodo [CONFIRMAR]. En contratos a tiempo parcial, la ley obliga a entregar al trabajador el resumen mensual de horas junto con la nómina. Con Nexa 360 el resumen se envía al cierre de cada mes para que lo firme desde el móvil [CONFIRMAR].
¿Y si un trabajador se niega a firmar?
El registro sigue siendo válido, porque lo que obliga la ley es registrar la jornada, no la firma [CONFIRMAR]. Conviene dejar constancia: en Nexa 360 queda registrado que el resumen se envió y que no se firmó, y el trabajador puede dejar un comentario explicando su desacuerdo para revisarlo con su responsable.
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