¿Es obligatorio el fichaje digital en noviembre de 2026? Qué pasa con Excel, papel y la nueva ley
La reforma del registro horario digital sigue pendiente y las elecciones aumentan la incertidumbre. Descubre qué exige actualmente la ley, si puedes seguir fichando en papel y cómo evitar sanciones.
Publicado el 3 de noviembre de 2026 · Nexa 360
¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026? Es una de las preguntas que más preocupan a empresas, autónomos con trabajadores y asesorías.
El Gobierno lleva meses trabajando en una reforma del registro de jornada que pretende sustituir los sistemas tradicionales por herramientas digitales más seguras, trazables y accesibles para la Inspección de Trabajo.
Sin embargo, a 3 de noviembre de 2026, la nueva obligación general de utilizar exclusivamente sistemas digitales todavía no consta aprobada en el BOE.
Esto no significa que las empresas puedan dejar de registrar la jornada: esa obligación ya existe desde 2019.
¿Es obligatorio fichar digitalmente en noviembre de 2026?
Actualmente, la obligación legal de registrar la jornada se encuentra en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Este artículo exige que las empresas registren diariamente el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
También obliga a conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Lo que la legislación general vigente no impone todavía es utilizar exclusivamente una aplicación digital para realizar ese registro.
Por tanto, conviene distinguir entre dos conceptos:
Registro de jornada obligatorio
Ya está en vigor. Las empresas deben registrar la entrada y salida de sus trabajadores y conservar la documentación durante cuatro años.
Fichaje exclusivamente digital
Es uno de los objetivos de la reforma pendiente. Su aplicación general dependerá de la aprobación y publicación de la norma definitiva.
¿Qué ocurre con la nueva ley de fichaje digital y las elecciones?
La reforma del registro horario digital atraviesa un momento de incertidumbre política y normativa.
El Gobierno ha defendido la necesidad de reforzar el control del tiempo de trabajo y evitar registros manipulables o incompletos.
Sin embargo, el proyecto ha encontrado dificultades durante su tramitación y todavía no se ha convertido en una obligación general vigente.
La convocatoria de elecciones generales para el 29 de noviembre de 2026 añade una nueva incógnita: ¿se aprobará la reforma antes de esa fecha o quedará pendiente para el próximo Gobierno?
Al tratarse de una reforma prevista mediante real decreto, su aprobación no depende necesariamente de una votación parlamentaria ordinaria. No obstante, su calendario y contenido definitivo siguen sin estar garantizados.
¿Qué cambiaría con el nuevo registro horario digital?
Las propuestas conocidas buscan establecer mayores garantías sobre la información de las jornadas laborales.
Entre los cambios planteados destacan:
- Registro digital: utilización de sistemas informáticos para registrar la jornada.
- Trazabilidad: identificación de cambios y correcciones efectuados sobre los fichajes.
- Mayor detalle: información más precisa sobre pausas, horas extraordinarias y tiempo efectivo de trabajo.
- Acceso de la Inspección: posibilidad de consultar los registros mediante medios digitales.
- Control de modificaciones: medidas para evitar alteraciones injustificadas o sin historial.
- Disponibilidad: facilitar el acceso a los datos por parte de las personas autorizadas.
Estas características proceden de las propuestas de reforma. Su alcance exacto dependerá del texto finalmente aprobado.
¿Se puede seguir fichando en papel en noviembre de 2026?
Sí, con condiciones.
La normativa general vigente no prohíbe por sí misma el registro de jornada en papel.
La guía del Ministerio de Trabajo admite diferentes medios, incluidos los registros manuales, siempre que proporcionen información fiable y que no pueda manipularse posteriormente sin control.
Esto significa que una hoja de firmas no garantiza automáticamente el cumplimiento legal.
Si los horarios se rellenan todos al final del mes, se utilizan horas idénticas que no reflejan la jornada real o los documentos pueden modificarse sin dejar constancia, la empresa puede tener problemas para acreditar el tiempo trabajado.
Problemas habituales del fichaje en papel
- Hojas incompletas o extraviadas.
- Dificultad para conservar cuatro años de documentación.
- Correcciones sin explicación ni identificación.
- Falta de información sobre las horas realmente trabajadas.
- Retrasos para localizar registros durante una inspección.
¿Es legal fichar con Excel en 2026?
Excel no está prohibido de forma general por la normativa actualmente vigente.
Pero utilizar una hoja de cálculo tampoco garantiza que el registro cumpla los requisitos legales.
El problema aparece cuando los datos pueden sobrescribirse, modificarse o eliminarse sin mecanismos que permitan comprobar qué ha ocurrido.
Una hoja compartida sin control de cambios, por ejemplo, puede resultar difícil de defender ante una inspección si no existe una trazabilidad fiable.
Por eso, más que preguntar si Excel está permitido, conviene preguntarse:
Papel, Excel o aplicación: ¿qué sistema conviene utilizar?
| Sistema | Situación actual | Principal dificultad |
|---|---|---|
| Papel | Puede ser válido si cumple los requisitos. | Custodia, fiabilidad y trazabilidad. |
| Excel | Puede utilizarse si ofrece garantías suficientes. | Modificaciones sin control y gestión manual. |
| Aplicación digital | Puede cumplir la normativa actual y facilitar la adaptación. | Elegir una solución correctamente configurada. |
Una aplicación digital bien diseñada puede facilitar la gestión, pero no basta con que un programa sea digital para considerarlo automáticamente conforme a la legislación.
¿Cuánto es la multa por no registrar la jornada laboral?
El incumplimiento de las obligaciones en materia de registro de jornada puede constituir una infracción grave conforme al artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
El régimen general de sanciones para estas infracciones establece multas de 751 a 7.500 euros, según su graduación.
751 a 1.500 €
Infracciones graves en grado mínimo.
1.501 a 3.750 €
Infracciones graves en grado medio.
3.751 a 7.500 €
Infracciones graves en grado máximo.
¿Y los 10.000 €?
Las sanciones superiores planteadas en propuestas de reforma no deben presentarse como vigentes con carácter general.
La cuantía concreta depende de la infracción apreciada, de las circunstancias y de los criterios legales de graduación.
No registrar correctamente la jornada puede generar problemas incluso aunque la reforma digital todavía no se haya aprobado.
¿Qué debe hacer una empresa para cumplir la ley hoy?
Independientemente del resultado de la reforma, las empresas deben disponer de un procedimiento de registro horario que funcione realmente.
Checklist para revisar tu control horario
- Registrar diariamente la hora real de inicio y finalización de la jornada.
- Definir cómo se registran las pausas y el tiempo efectivo según el convenio y las condiciones aplicables.
- Establecer un procedimiento para corregir fichajes olvidados sin perder trazabilidad.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Garantizar que los registros estén disponibles cuando legalmente se soliciten.
- Revisar la organización del registro con la representación legal de los trabajadores, cuando corresponda.
- Respetar la protección de datos y la privacidad de las personas trabajadoras.
¿Qué pasa si un trabajador se olvida de fichar?
Es una de las incidencias más habituales en las empresas.
Si un empleado olvida registrar su entrada o salida, lo recomendable es disponer de un procedimiento de comunicación y corrección.
La empresa debe poder identificar el fichaje afectado, comprobar la información y documentar la corrección efectuada.
Es preferible que las modificaciones queden justificadas y puedan consultarse posteriormente.
De esta manera se evitan registros incompletos, modificaciones arbitrarias y discrepancias innecesarias.
¿Cómo afecta el control horario al teletrabajo y a los empleados que trabajan fuera de la oficina?
El deber de registro no desaparece porque una persona trabaje desde casa, se desplace entre clientes o preste servicios fuera del centro habitual.
En estos casos, disponer de un sistema que permita registrar la jornada desde distintos lugares puede facilitar el cumplimiento.
No obstante, la utilización de funciones como la geolocalización debe respetar la normativa de protección de datos y los derechos de privacidad de los trabajadores.
¿Conviene instalar ya un sistema de fichaje digital?
Aunque todavía no existe una fecha confirmada para la reforma, digitalizar el registro puede aportar ventajas operativas inmediatas.
Entre ellas están la reducción de tareas administrativas, la consulta de históricos, la gestión de incidencias y la preparación de informes.
También permite que las empresas puedan organizar con más tiempo los cambios que puedan derivarse de futuras modificaciones legales.
Eso sí, antes de contratar una herramienta conviene comprobar sus funcionalidades, su política de conservación de datos, las medidas de seguridad y la documentación del proveedor.
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En Nexa 360 ayudamos a empresas y autónomos con trabajadores a simplificar el registro de jornada y su gestión diaria.
Nuestro módulo de control horario está diseñado para facilitar el fichaje de los empleados y centralizar la información en una misma plataforma.
Además, permite gestionar necesidades habituales como vacaciones, ausencias, consulta de registros y exportación de información.
Nuestro objetivo es que las empresas puedan organizar su control horario de forma sencilla y dispongan de acompañamiento durante la puesta en marcha.
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Conocer Nexa 360 Llamar al 631 63 79 55Preguntas frecuentes sobre el fichaje digital obligatorio
¿Es obligatorio el fichaje digital en noviembre de 2026?
El registro de jornada es obligatorio, pero la reforma que pretende exigir un sistema exclusivamente digital todavía no consta aprobada con carácter general.
¿Puedo seguir fichando en papel?
Sí, siempre que el sistema cumpla los requisitos legales y permita obtener registros diarios fiables, conservados y disponibles.
¿Es legal utilizar Excel para el control horario?
No existe una prohibición general vigente de Excel, pero la empresa debe garantizar la fiabilidad y trazabilidad de los registros.
¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de fichaje?
No hay una fecha definitiva confirmada. Dependerá de la aprobación, publicación y disposiciones transitorias de la norma que finalmente se adopte.
¿Cuánto es la multa por no llevar el registro horario?
El incumplimiento puede constituir una infracción grave, sancionada con carácter general con multas de 751 a 7.500 euros.
¿Cuántos años hay que conservar los fichajes?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige conservar los registros durante cuatro años.
¿Las empresas pequeñas también deben registrar la jornada?
Sí. La obligación general se aplica a empresas con trabajadores, con independencia de su tamaño, sin perjuicio de los regímenes especiales aplicables.
¿La Inspección puede pedir los registros horarios?
Sí. Los registros deben permanecer a disposición de la Inspección de Trabajo, de las personas trabajadoras y de sus representantes legales en los términos previstos.
Fuentes oficiales sobre el registro de jornada
- Estatuto de los Trabajadores: artículo 34.9 sobre registro diario de jornada.
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social: artículos 7 y 40.
- Ministerio de Trabajo: guía oficial sobre el registro de jornada.
- Real Decreto 723/2026: información sobre condiciones laborales, distinto de la reforma del fichaje digital.
Conclusión: ¿qué debe hacer tu empresa en noviembre de 2026?
La obligación de registrar la jornada ya existe y debe cumplirse actualmente.
Lo que continúa pendiente es la aprobación de una reforma que imponga el uso exclusivamente digital con nuevas exigencias técnicas.
Por tanto, no es necesario esperar a la nueva ley para revisar y mejorar el sistema de control horario.
Una herramienta digital adecuada puede facilitar el cumplimiento actual, reducir tareas administrativas y preparar a la empresa para futuros cambios.
Última revisión: 3 de noviembre de 2026. Información divulgativa basada en la legislación y las fuentes disponibles en esta fecha. El contenido de la reforma puede cambiar durante su tramitación.