El 5 de octubre de 2026 cambia la forma de llevar el documento de control administrativo en los transportes públicos de mercancías sujetos a esta obligación. El DeCA pasa a ser necesariamente digital. Pero surge una pregunta muy práctica: ¿qué tiene que llevar exactamente el conductor en el camión y qué debe enseñar si le paran en una inspección?
Respuesta rápida: móvil, papel o incluso el QR
El conductor puede llevar una copia electrónica del DeCA en un dispositivo móvil o una copia impresa en papel.
En ambos casos debe aparecer el código QR. Además, durante una inspección, la normativa permite presentar el DeCA con su QR o, en su defecto, únicamente el código QR.
¿Por qué cambia el documento de control el 5 de octubre?
La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, establece que el documento de control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera debe ser necesariamente digital a los diez meses desde la entrada en vigor de la ley.
Ese plazo nos lleva al 5 de octubre de 2026.
La Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril desarrolla las características que deben cumplir tanto las aplicaciones utilizadas como los propios documentos electrónicos.
Lo primero: el DeCA debe estar creado antes de iniciar el transporte
Este punto es fundamental para empresas y conductores.
Los datos deben transformarse en el fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio.
Además, la aplicación informática utilizada para generar el DeCA debe registrar la fecha y la hora en la que se crea el fichero.
En la práctica
No debería esperarse a que el vehículo esté circulando o a que aparezca una inspección para generar el documento.
Antes de iniciar el servicio, el DeCA debe estar generado y debe haberse facilitado al conductor la copia o el acceso correspondiente.
¿Qué tiene que llevar el conductor?
La Resolución de 5 de junio de 2026 ofrece varias posibilidades, lo que facilita bastante el trabajo diario del transportista.
Opción 1: DeCA en el móvil
El conductor puede llevar una copia electrónica del documento y mostrarla desde un dispositivo móvil.
Opción 2: copia en papel
También puede llevar una copia impresa del DeCA, siempre que contenga el código QR correspondiente.
Además, el conductor puede disponer del código QR como un fichero independiente.
Entonces, ¿el DeCA digital puede llevarse impreso?
Sí, y esta es una de las cuestiones que más confusión puede generar.
Que el DeCA tenga que ser digital significa que el documento original debe generarse electrónicamente conforme a las características técnicas exigidas.
Eso no impide que posteriormente se facilite al conductor una copia impresa para llevarla a bordo.
Digital no significa “prohibido llevar papel”
El DeCA original debe ser un documento electrónico válido. El conductor, sin embargo, puede llevar una copia electrónica en el móvil o una copia impresa con su QR.
Lo que no vale: escanear el documento de papel
Aquí está la diferencia importante.
No puedes cumplimentar el documento tradicional en papel, escanearlo y decir que ya tienes un DeCA digital.
La Resolución exige que el PDF tenga una generación nativa digital, mediante la transformación de los datos estructurados gestionados por la aplicación informática.
✓ Sí
Generar digitalmente el DeCA y después entregar al conductor una copia impresa con QR.
✕ No
Rellenar un documento en papel, escanearlo y utilizar ese escaneo como supuesto DeCA electrónico.
¿Cómo funciona el código QR del DeCA?
Cada DeCA almacenado debe tener una dirección web única y específica.
Esa URL se incorpora dentro del propio PDF mediante un código QR. Cuando un agente lee el código, debe poder acceder al documento correspondiente.
No se trata, por tanto, de un QR genérico de la empresa ni de un enlace a la página principal del programa.
El QR debe estar vinculado a ese DeCA concreto
- Cada documento dispone de una URL única.
- La URL debe comenzar por HTTPS.
- Debe permitir acceder al PDF correspondiente.
- El QR del documento contiene esa dirección.
- Puede proporcionarse también como fichero independiente al conductor.
¿Qué ocurre cuando te para una inspección?
Supongamos que un conductor está realizando un transporte sujeto a DeCA y los agentes de vigilancia del transporte le solicitan la documentación.
El procedimiento es mucho más sencillo de lo que puede parecer.
- El agente solicita el documento El conductor debe poder presentar el DeCA correspondiente al servicio.
- El conductor muestra el documento o el QR Puede hacerlo mediante su copia electrónica, una copia impresa o, en su defecto, presentando únicamente el código QR.
- El agente accede a la URL Al leer el QR se accede a la dirección única asociada al documento.
- El PDF debe descargarse directamente El sistema debe permitir obtener el fichero electrónico sin procedimientos adicionales.
No puede pedir usuario ni contraseña
Este es uno de los requisitos técnicos más importantes para quien esté desarrollando o contratando un sistema DeCA.
La URL asociada al QR debe permitir la descarga directa del PDF.
No será válida una dirección que lleve al agente a una pantalla donde tenga que iniciar sesión, introducir credenciales o realizar pasos manuales para localizar el documento.
Escanear QR → acceder al PDF
Ese debería ser el flujo. El acceso utilizado durante el servicio no puede depender de que el agente conozca usuarios, contraseñas o credenciales internas de la empresa.
¿El enlace del QR tiene que funcionar para siempre?
No.
La URL debe mantenerse operativa durante el servicio para permitir la descarga del DeCA en una inspección en carretera.
La Resolución permite que, una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio, pueda desactivarse la opción de descarga asociada a esa URL.
Esto no debe confundirse con la obligación de conservación del documento.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?
Los documentos electrónicos generados deben conservarse durante al menos un año.
En transporte de mercancías, esta obligación afecta tanto al cargador contractual como al transportista efectivo.
No obstante, no significa necesariamente que ambos tengan que guardar físicamente dos copias independientes: cuando uno de ellos genera los ficheros, es suficiente con que el otro pueda descargarlos durante ese año.
No confundas estos dos plazos
- La URL del servicio debe permitir el acceso durante el transporte.
- Pasados siete días naturales desde su finalización puede desactivarse esa descarga.
- El fichero DeCA debe conservarse durante al menos un año.
¿Qué pasa si durante el viaje cambia la información?
Puede ocurrir que, una vez iniciado el transporte, sea necesario actualizar algún dato del documento.
La normativa permite hacerlo de dos maneras.
Modificar el DeCA existente
Se incorporan los nuevos datos y el motivo del cambio, conservando los anteriores e indicando que han dejado de ser válidos. La URL y el QR siguen siendo los mismos.
Crear un nuevo DeCA
Puede generarse un nuevo PDF. Al ser un fichero distinto, tendrá una nueva URL y un nuevo QR y deberá conservarse el documento original para mantener la trazabilidad.
En cualquiera de los dos casos, el documento actualizado debe hacerse llegar al conductor.
¿Y si el conductor lleva una copia impresa y escribe encima?
La Resolución también contempla esta situación.
Si el conductor lleva una copia en papel, las anotaciones manuscritas realizadas sobre esa copia no se tendrán en cuenta.
Si cambia un dato del servicio, debe modificarse correctamente el documento electrónico o generarse uno nuevo siguiendo el procedimiento previsto.
¿Necesita cobertura el conductor?
La norma exige que el sistema permita que los agentes puedan descargar el fichero electrónico durante el servicio.
Por eso, más allá de llevar una copia visible en el móvil o en papel, la empresa debe utilizar un sistema cuyo repositorio y URL funcionen correctamente y permitan acceder al PDF cuando sea necesario.
Desde el punto de vista operativo, conviene que el conductor tenga el documento disponible previamente y conozca dónde localizar tanto el PDF como el QR para no depender de búsquedas de última hora.
¿Qué debería comprobar el conductor antes de salir?
Checklist rápida antes del servicio
- Que el DeCA haya sido generado antes de iniciar el transporte.
- Que corresponda al servicio que va a realizar.
- Que dispone de una copia electrónica o impresa.
- Que el documento contiene su código QR.
- Que sabe dónde encontrar rápidamente el PDF o el QR.
- Que cualquier modificación posterior le llegue antes de continuar con información desactualizada.
El cambio no debería complicar el trabajo del conductor
La digitalización del documento no debería significar que el conductor tenga que aprender procesos informáticos complejos.
Un sistema correctamente preparado debería permitir que la empresa genere el documento, lo haga llegar al conductor y mantenga disponible el PDF asociado al QR.
El conductor necesita algo sencillo
Recibir su DeCA, poder abrirlo rápidamente y tener disponible el código QR si se lo solicita una inspección.
Cómo preparar tu empresa antes del 5 de octubre
Quedan pocos días para que el documento electrónico pase a ser obligatorio en los transportes incluidos en la normativa.
Si tu empresa está afectada, este es el momento de comprobar no solo que dispone de un sistema DeCA, sino también que el proceso funciona correctamente desde la oficina hasta el conductor.
- Prueba la generación Crea documentos reales de prueba antes de la fecha de obligatoriedad.
- Escanea los QR Comprueba que conducen al documento correcto.
- Prueba desde un móvil Verifica que el conductor puede abrir y mostrar fácilmente el documento.
- Comprueba la descarga Asegúrate de que la URL permite obtener directamente el PDF.
- Forma a los conductores Explícales qué deben mostrar y dónde encontrarlo si tienen una inspección.
Conclusión: el QR será una pieza clave del nuevo DeCA
El 5 de octubre no significa que el conductor tenga que dejar de llevar cualquier documento en papel ni que necesite entrar constantemente en complejas plataformas digitales.
Lo que cambia es el origen del documento: el DeCA debe generarse de forma nativa digital y cumplir los requisitos técnicos establecidos.
A partir de ahí, el conductor puede disponer de una copia electrónica, una copia impresa con QR o del propio código QR para poder presentarlo cuando sea requerido.
Para la empresa, el reto está en tener preparado un sistema que permita generar, enviar, actualizar y conservar esos documentos sin añadir más trabajo del necesario al transportista.
Preguntas frecuentes sobre el DeCA y las inspecciones
¿Qué debe llevar el conductor con el nuevo DeCA?
Puede llevar una copia electrónica del DeCA en un dispositivo móvil o una copia impresa en papel. En ambos casos debe contener el código QR.
¿Puedo llevar el DeCA impreso?
Sí. El documento original debe generarse digitalmente, pero la normativa permite entregar al conductor una copia impresa que contenga el QR.
¿Puedo enseñar solo el código QR en una inspección?
Sí. La Resolución establece que el conductor presentará el DeCA con su código QR o, en su defecto, únicamente el código QR.
¿El QR puede llevar a una página con usuario y contraseña?
No. La URL debe permitir la descarga directa del PDF y no puede exigir credenciales, autenticación ni interacciones manuales para acceder al fichero.
¿Puedo escanear el documento que utilizaba hasta ahora?
No. El DeCA debe tener generación nativa digital. Un PDF obtenido escaneando un documento en papel no cumple este requisito.
¿Cuándo debe generarse el DeCA?
Debe estar generado antes del inicio efectivo del servicio de transporte.
¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?
Los ficheros electrónicos generados deben conservarse durante al menos un año.
¿Qué ocurre si cambia un dato durante el transporte?
Puede modificarse el fichero existente manteniendo los datos anteriores y dejando constancia del cambio, o generarse un nuevo DeCA con nueva URL y QR conservando el original para mantener la trazabilidad.
¿Tu empresa ya está preparada para el DeCA?
El 5 de octubre está muy cerca. Si realizas transporte público de mercancías sujeto al documento de control, conviene probar ahora cómo vas a generar, enviar y conservar el DeCA para que tus conductores sepan exactamente qué hacer desde el primer día.
Preparar mi empresa para el DeCAInformación actualizada a 21 de septiembre de 2026. Contenido elaborado a partir de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible; la Orden FOM/2861/2012; el Reglamento de la LOTT y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril. Este contenido tiene carácter general e informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico específico aplicable a cada actividad.